Politique relative à la collecte, l’utilisation et la confidentialité des renseignements personnels

L’Organisation populaire des droits sociaux (OPDS) vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour connaître les règles qu’elle applique en matière de protection des renseignements personnels.

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

1. Qu’est-ce que des renseignements personnels

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.

2. Qui est concerné par cette politique

Les différents éléments de cette politique s’appliquent à toute personne qui interagit avec notre organisation. Nous continuons de les appliquer même lorsque les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels sont atteints.

Voici quelques exemples de situations où cette politique vous concerne.

Vous entrez en contact avec nous
Vous naviguez sur notre site web
Vous participez à un sondage
Vous postulez à un emploi chez nous
Vous avez un suivi avec nous
Vous avez déjà utilisé l’accompagnement de l’OPDS

3. Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement

3.1 Quand nous obtenons votre consentement

Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.
Dans certains cas, nous pouvons présumer que nous avons votre consentement, ou la loi nous permet de ne pas l’obtenir. (Voir section 5.4.)

3.2 Comment nous obtenons votre consentement

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes façons :

Par écrit
Verbalement
Par téléphone, incluant par un message automatisé (Boîte vocale)
De façon électronique ou numérique

3.3 Quelles sont la durée et la portée de votre consentement

Votre consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous l’avons demandé. Il reste ensuite valide pendant deux ans pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la présente politique.

Votre consentement est valide uniquement pour les objectifs que nous vous avons déclarés. Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante.

3.4 Cas où nous n’obtenons pas votre consentement

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, par exemple si l’utilisation est à votre avantage ou si elle est compatible avec l’objectif de la collecte.

Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement pour respecter nos obligations légales.

4.Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Auprès de qui

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels auprès de différentes sources :

Vous, lorsque vous interagissez avec nous
D’autres personnes ou organisations. Par exemple : votre employeur, des professionnels de la santé, des organismes gouvernementaux et des bases de données publiques qui peuvent détenir des renseignements à votre sujet.

De quelles façons

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons. Par exemple :

Par téléphone
En personne
À l’aide de nos formulaires et de nos interfaces numériques
À l’aide de technologies et réseaux sociaux qui permettent de vous identifier, vous localiser ou d’établir votre profil.
En consultant des registres publics ( ex : plumitif du site du Tribunal administratif du Québec)

5.Quels renseignements personnels nous recueillons

Nous nous limitons à l’essentiel. Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cette section.

Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer.

Renseignement pour vous identifier

Nom et prénom
Date de naissance
Adresse postale ou électronique
Numéro de téléphone
Âge
Numéro de dossier à l’aide sociale

Renseignements sur vos interactions et communications avec nous

Raisons pour lesquelles vous nous contactez
Communications écrites (par exemple, vos lettres ou courriels)
Notes, comptes-rendus et historiques de vos communications avec nous
Renseignements sur vos demandes d’information, vos insatisfactions ou plaintes
Préférences en matière de langue de communication
Réponses aux sondages
Vos interactions sur nos publications sur les réseaux sociaux

6.Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels nous servent à vous fournir un accompagnement et à respecter nos obligations légales. Nous pouvons aussi les utiliser pour vous partager nos activités, vous informer des évènements qui pourraient vous intéresser, si vous y consentez.

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur votre collaboration pour nous informer lorsque ces renseignements changent.

Voici dans quels objectifs nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels.

Vous fournir un accompagnement

Vous identifier afin d’effectuer un suivi adéquat avec vous
Comprendre votre situation, votre profil, vos besoins et vos objectifs
Évaluer vos demandes et déterminer si nous pouvons répondre à vos besoins

Mettre à jour votre dossier
Traiter vos demandes d’information, vos insatisfactions et vos plaintes

Améliorer nos programmes et suivis

Obtenir votre opinion sur vos interactions avec nous et sur nos suivis et activités.
Mener des études et des recherches, comme concevoir et appliquer des modèles statistiques.

Respecter nos obligations légales

Protéger votre sécurité et la nôtre
Détecter et prévenir les fausses représentations, fraudes, cybermenaces et autres infractions aux lois

Vous communiquer nos différentes invitations à des activités, actions ou événements

Vous communiquer nos activités et événements, selon vos préférences de communication (par exemple : courrier, courriel, message texte, téléphone, avec nos applications et nos sites web, ou ceux d’autres organisations.)

7. Pourquoi nous communiquons avec des tiers

7.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures de l’OPDS à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements. Encore une fois nous ne gardons que l’essentiel et lorsque possible, nous anonymisons les informations.

Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises, organismes ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.

7.2 Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou du Canada

Nous conservons le plus souvent vos renseignements personnels au Québec ou au Canada.

Mais nous faisons parfois appel à des fournisseurs basés ailleurs. Nous pouvons donc communiquer vos renseignements personnels dans un autre pays ou une autre province. Ils sont alors soumis aux lois de ce pays ou de cette province. Nous exigeons que les fournisseurs mettent en place des mesures de sécurité adéquates avant de leur communiquer des renseignements personnels.

8. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

8.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire. Elles ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cette section. Ceci est vrai pour les membres de notre équipe, nos fournisseurs et nos partenaires externes.

8.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés, incluant les documents papier et serveurs infonuagiques contenant des informations sensibles.

8.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cette section. Une fois l’accompagnement terminé, nous gardons votre dossier contenant vos informations pour une durée de deux ans.

Une fois que le délai de conservation est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive, qu’ils soient papier ou stockés sur un serveur infonuagique.

9. Vos droits

9.1 Modifier votre consentement

Vous pouvez modifier votre consentement quant à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, sous réserve de certaines limitations.

9.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

D’y accéder
De les corriger ou de les mettre à jour
D’en recevoir une copie
Si des renseignements sont diffusés publiquement, d’arrêter de les diffuser (par exemple, retirer une publication avec votre photo sur nos médias sociaux)

Voici les étapes du traitement d’une demande :

Vous devez envoyer une demande écrite détaillée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées sont à la fin de cette politique.

Nous traiterons votre demande dans les 30 jours après l’avoir reçue. Vous recevrez notre réponse par écrit.

10. Une question, un commentaire?

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est disponible. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette page et par la loi. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer par écrit avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Hind Fazazi, coordonnatrice

Organisation populaire des droits sociaux – OPDS

3340, rue Ontario Est, Montréal, Québec, H1W 1P7

Téléphone : 514-527-0700

Courriel : info@opdsrm.com